Recommandations logistiques 2018 pub-audit.com


 

GUIDE METHOLOGIQUE
Au 1er janvier 2018

 

PLANIFIER SES OPERATIONS

Dans le cadre de nos relations contractuelles, nous avons besoin de connaitre le planning annuel ou semestriel de vos opérations à la semaine près. Ce planning peut être ajusté chaque trimestre et nous vous remercions de nous le communiquer en parallèle. Ensuite, nous vous interrogerons chaque mois afin de connaitre le préavis final de vos opérations sur le mois suivant et vous envoyer le/les bons de commande(s) correspondant(s). En cas de non réception de ce positionnement mensuel, merci de nous le (re) demander.

ETUDIER UNE NOUVELLE ZONE

Pour toute nouvelle zone ou nouveau magasin, nous vous remercions de prendre contact avec notre Service Etudes minimum 5 semaines avant la mise en production. L’étude vous sera communiquée sous un délai maximum de 5 jours ouvrés. En cas de demandes en nombre ou en périodes chargées (1er février au 15 mars puis du 15 septembre au 1er novembre), ce délai pourra être légèrement supérieur. Vous serez avisés, néanmoins, merci d’en tenir compte.

Dans un second temps, nous pourrons vous proposer 3 zones de distribution pour votre magasin :

Fidélisation : (correspond à la zone primaire)

– assure la communication et maintient l’attention sur la zone primaire. Permet de fidéliser les clients existants au plus proche du magasin.

Trafic : (correspond à la zone secondaire)

– assure une communication continue sur la zone primaire et plus soutenue. Elle permet de capter un nouveau potentiel de la zone de chalandise.

Conquête : (correspond à la zone tertiaire)

– l’objectif est de profiter de temps forts de communication pour prospecter de nouveaux clients sur la totalité de la zone d’attraction du magasin.

COMMANDER SUR ZONE(S) HABITUELLE(S)

Il vous appartient de prendre contact directement avec nos services et/ou indirectement par votre agence ou centrale 4 semaines et à minimum 3 semaines avant la distribution. Nous vous communiquerons le bon de commande correspondant sous 5 jours ouvrés maximum. En cas de non réception de ce bon de commande, merci de nous le (re) demander.

VALIDER SA COMMANDE

Les commandes sont à valider par mail ou fax au plus tard pour le mercredi avant 12H00 2 semaines avant la distribution. Passé ce délai et suivant la date de validation effective votre distribution pourra être décalée à la semaine suivante. En cas de non réception de cette validation, merci de nous la (re) demander.

Ceci permettra d’informer contractuellement MEDIAPOST des différentes semaines de distribution pour une même opération. En l’absence MEDIAPOST sera alors en droit d’appliquer ses CGV (2017 l’a montré à certains Clients) et de détruire les reliquats de distribution fautes de visibilité informatique.

LIVRER SES PROSPECTUS

Une bonne distribution démarre d’abord par une bonne livraison à la bonne date et au bon endroit. Ainsi, les adresses et modalités de livraison sont indiquées sur chaque  bon de commande. Nous vous remercions de les respecter ou de les faire respecter à vos imprimeurs.

Les documents doivent être livrés, au plus tôt entre le mercredi S-2 et au plus tard, pour le vendredi S-2 avant 12H00 précédent la distribution et après une prise de rendez-vous sur les plateformes MEDIAPOST.

En cas de livraison tardive après le lundi 12H00 une semaine avant la distribution et de l’état d’avancement de la mécanisation et/ou des départs des quantités prévues pour les départements limitrophes, votre commande sera annulée en vous en expliquant les raisons.

3 options s’offrent à vous :

  • Passer une nouvelle commande sur la semaine suivante,
  • Reprendre les prospectus afin de faire distribuer par un autre opérateur,
  • Demander expressément que votre distribution soit mise sur 10 jours. Dans ce cas, nous n’aurons aucune visibilité de la répartition des secteurs entre la 1ere et seconde semaine

Aucun document ne doit être livré sans que pub-audit.com n’en soit préalablement avisé par écrit et ne vous ait envoyé une confirmation de commande en bonne et due forme. Il est fermement recommandé de ne pas livrer 2 documents en même temps sur les plateformes et notamment lors de liquidation (documents semblables comportant des taux de remises différents), il est par ailleurs recommandé de nous communiquer les pdf de chaque version.

Dans tous les cas, il vous appartient de communiquer directement les modalités logistiques à votre imprimeur, agence, centrale suivant les délais que celui-ci vous demandera.

ENTREPOSER LES PROSPECTUS SUR PLATEFORME

Pour les Clients qui distribuent une même opération sur plusieurs semaines, nous conseillons vivement de respecter une livraison entre le mercredi S-2 et vendredi S-2 avant chaque semaine de distribution ce qui évite les coûts d’entreposage logistique et risques potentiels de pertes de palettes.

PAYER SA COMMANDE

Les modalités de paiement sont indiquées sur chaque bon de commande, nous vous remercions de les respecter. En l’absence et suivant la date effective de réception de votre règlement et du respect du moyen de paiement votre distribution pourra être étalée sur 10 jours ou décalée à la/les semaine(s) suivante(s). Pour plus de souplesse, après étude, il est possible de vous proposer le prélèvement Ad-Sepa.

S’INFORMER SUR SA DISTRIBUTION

Suivant votre commande ou la zone, la distribution se déroule sur 3/5 ou 10 jours ouvrables.

Passé ce délai, et au plus tard le mercredi de la semaine suivante, vous pouvez nous communiquer par écrit les adresses précises de vos Clients ou collaborateurs vous indiquant qu’ils n’auraient pas reçu votre prospectus. Vous aurez préalablement vérifié que chaque adresse relevée fait bien partie des communes comprise dans votre zone validée sur la commande correspondante.

Ainsi, de manière à traiter plus rapidement vos demandes, merci de  nous communiquer les adresses comme demandé ci-dessous sur tableur Excel:

– 1ère colonne     : Numéro de voie (caractères alphanumériques)

– 2ème colonne   : Nom de la voie (caractères alphanumériques)

– 3ème colonne   : Code postal sur 5 chiffres

– 4ème colonne   : Nom de la commune sur 38 caractères maximum

Nous vérifierons préalablement la date de livraison et de validation effective de votre commande.

Puis l’accessibilité de l’adresse grâce à la base à l’adresse de MEDIAPOST.

Nous vous communiquerons sous 5 jours ouvrés un état de chaque adresse.